文档签署与外部访问
当文档准备好后，往往需要把它拿到外部展示或签署：给客户、交易方或合作伙伴。LadVen OS 允许你直接从文档卡片把它发送去签署，并开放安全的外部访问，无需通过邮件转发文件，同时可以跟踪谁做了什么。
关键点是：基础签署方式开箱可用。在门户中创建的文档已经可以签署；不需要为了让客户签字而先接入外部服务。只有在需要通过运营商完成具有法律效力的正式交换时，才需要外部配置。
如何处理文档本身及其版本，请见文档。这里讲的是签署与外部访问。
哪些立即可用，哪些需要配置
内置签署方式无需外部服务即可形成已签署文档。外部交换是另一条路径，需要已接入的运营商。
从文件创建的文档由门户管理，因此内置签署方式可以直接使用。外部电子文档交换是另一条路径，取决于已接入的运营商。
“开箱可用”表示产品路径已提供；提交或签署仍要求活动会话且 allowedActions.submit=true。关闭、完成或拒绝的会话只显示状态和原因；已拒绝是后端终态，不是单独的拒绝按钮。
| 需求 | 配置 | 谁签署 | 结果 |
|---|---|---|---|
| 从文件创建文档 | 开箱可用 | - | 在门户中管理 |
| 关联到客户 | 开箱可用 | - | 连接到 CRM 卡片 |
| 发布供查看 | 开箱可用 | - | 可通过链接和外部门户查看 |
| 发布供签署 | 开箱可用 | - | 签署已启用 |
| 同意按钮 | 开箱可用 | 客户通过链接或在外部门户中 | 已签署 |
| 手绘签名 | 开箱可用 | 客户通过链接或在外部门户中 | 已签署 |
| 上传已签署文件 | 开箱可用 | 客户通过链接或在外部门户中 | 已签署 |
| 负责人完成签署 | 仅当文档策略允许该操作且角色有权限时 | 负责人，无需客户操作 | 取决于文档策略 |
| 外部电子交换 | 需要配置运营商 | 在外部系统中 | 在门户外完成签署 |
简单说：门户可以立即收集实用签名。只有公司要求正式且具有法律效力的交换时，才需要外部运营商。
签署请求
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
在文档卡片中点击发送去签署。表单中设置：
- 签署方式 - 签署人如何签署；
- 签署人 - 通常通过电子邮箱指定；门户会提示关联 CRM 卡片中的联系人。在客户外部门户签署场景中，CRM 客户可能自动解析，因此不一定需要另外填写邮箱；
- 签署期限 - 可选的截止日期；
- 文档版本 - 要发送的版本，默认是当前版本。
之后门户会推进流程，并显示每位签署人的状态。
可以指定为签署人的对象：
- 通过外部门户的客户 - 来自关联 CRM 卡片的签署人在客户门户中签署；
- 通过公开链接的外部人员 - 任何收到个人链接的人都可以签署。
对于每位签署人，门户都会跟踪状态：已发送、已查看、已签署、已拒绝或已过期。整个请求也有状态，例如部分签署或已完成。
请求还可能处于草稿、排队中、已取消或失败状态。草稿尚未发送；排队中表示等待发送。不要盲目重复已取消或失败的请求：先检查原因并保留审计记录，修正原因后再创建新请求。
签署方式
该图对比门户确认、手绘签名、上传已签署文件和外部电子交换。
LadVen OS 支持几种内置签署方式。只有活动会话允许 allowedActions.submit 时，才能在无需外部服务的情况下提交：
- 浏览器确认 - 签署人在文档页面点击“接受”。适合授权、知悉确认和内部决定。
- 手绘签名 - 签署人直接在屏幕上签名，可以用鼠标，也可以在手机上用手指。
- 上传已签署文件 - 签署人上传扫描件或已签署 PDF。适合纸质签署后返回扫描件的场景。
另有一条通过外部签署或交换服务的路径。它由管理员启用，用于通过运营商完成正式文档交换。
请按文档要求选择方式：内部审批用浏览器确认即可；重要文档使用公司认可的方式或已接入的外部运营商。
负责人手动完成签署
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
并不是所有签名都在线收集。客户可能在会面时纸质签署、通过邮件发送扫描件，或在第三方系统中签署。这时文档卡片可能提供手动完成签署，但仅限文档策略允许该操作且当前角色有权限的情况。它不表示每张卡片都有独立上传框；如果操作不可用，请按公司支持的流程保存外部文件。
操作可用且成功后，文档会进入已签署状态，卡片会在历史中记录证明文件或事件。仅有扫描件并不能证明文档已经签署。
签署人的个人链接
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
每位签署人都会收到属于自己的个人链接，指向签署页面。链接可以复制并以方便的方式发给签署人。通过链接，本人打开文档、查看内容，并用所选方式签署，无需登录内部门户。
不要把同一个链接转发给多个人：链接绑定到具体的签署人，通过它跟踪的正是这个人的操作。
发布：外部查看与签署
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
除了签署请求，还可以发布文档：点击开放访问，并以下列模式之一发放外部链接：
- 通过链接打开 - 外部参与者可以查看并下载文档；
- 外部签署 - 外部参与者完成签署。
这是两个独立的流程：通过链接打开只允许查看和下载，之后不会自动变成签署。如果收件人需要签署，请一开始就选择外部签署，这样操作和状态都会归入正确的签署流程。
发布带有安全参数：
- 如何授予访问 - 通过受保护链接，或针对某个收件人的电子邮箱；
- 到期时间 - 到期后链接停止工作；
- 打开次数限制 - 达到设定次数后关闭访问。
发布可以随时关闭。链接会立即无法再打开文档。当访问不再需要或授予错误时，请关闭访问。
外部电子交换：诚实的边界
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
对于正式且具有法律效力的交换，如果管理员已接入外部文档交换运营商，LadVen OS 可以与其协作。出站文档从文档卡片准备，状态和已签署副本回传到门户。
请理解其边界：
- 门户内置签署和外部电子交换是不同的事情；外部交换默认未启用，取决于已接入的运营商；
- 完整交换周期，即通过运营商形成、发送并签署具有法律效力的文档，在运营商系统中完成；门户负责保持文档可管理：状态、关联和已签署副本；
- 可用运营商取决于国家和配置；在管理员配置之前，不要假设某个具体服务已接入。
即使没有外部运营商，内置签署方式仍然可用。
良好实践
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
- 发送去签署前，确认打开的是有效版本，且文档属于正确的客户。
- 在开放外部访问前，确认文档中没有内部评论和内部备注。
- 按文档类型选择签署方式：同意确认用浏览器确认，重要文档用手绘签名或外部交换。
- 如果签名已在门户外获得，请通过上传扫描件完成签署来记录它。
- 给每位签署人发送其个人链接，而不是通用链接。
- 设置到期时间，并在访问不再需要时关闭发布。
常见错误
概念说明，不是界面截图，也不是状态证据。
- 把过时的文档版本发送去签署。
- 没有移除内部评论就开放外部访问。
- 把同一个链接转发给多位签署人 - 丢失了跟踪。
- 不设到期时间也不关闭发布 - 访问开放的时间比需要的更久。
- 认为外部交换默认启用，尽管它取决于运营商配置。
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