用于文档审批的客户门户
本页讲的是一个实际工作任务：与外部客户审批合同和文档，做到无需通过邮件来回发送各个版本、不丢失修改意见，并清楚地看到审批进展到哪个阶段。下面介绍如何在 LadVen OS 中通过客户门户（外联网）把这件事组织起来。
它解决什么任务
当文档通过邮件审批时，版本就会陷入混乱：「最终版_2_修改.docx」、散落在不同邮件里的修改、丢失的意见，而且搞不清现在轮到谁。客户看不到整体情况，公司也要花时间去收集分散的回复。
这个场景是这样解决问题的：文档发布到安全的客户门户，客户看到的是最新版本，把意见集中留在一个地方，而公司则能看到审批状态以及每个人说了什么。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
它在 LadVen OS 中是如何组织的
这个场景由几个已经协同工作的模块组成：
- 外联网——外部门户，客户通过安全链接受邀进入。
- 文档与文件——客户可以访问最新版本，无需通过邮件发送。
- 讨论——意见和约定记录在文档旁边。
- 与客户和交易的关联——审批关联到 CRM 中的客户卡片。
- 按邀请的访问权限——客户只能看到向其开放的内容。
- 状态把控——可以看到审批处于哪个阶段、轮到谁。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
客户在门户中看到什么
客户通过邀请进入门户，只看到与自己相关的文档和讨论——无法访问公司的内部数据库。他不需要在主门户中拥有账户：他在一个受限的外部空间中工作，那里有所需的文件以及围绕它们的往来沟通。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
审批与讨论
围绕文档的意见和约定都留在它旁边，而不会淹没在邮件里。公司可以看到谁说了什么，以及审批处于哪个阶段。当文档更新时，客户看到的是最新版本——无需再发「这是最终修订版」之类的邮件。
任务中的文件把当前文档版本、评论和审批结果放在同一个工作位置。
重要提示： 门户用于文档的协同访问、讨论与审批。电子签名以及通过电子文档交换传递具有法律效力的文档，是独立的能力；如果它们没有单独接入并经过确认，请不要把它们当作本场景的一部分。
访问权限与安全
客户门户的访问权限按邀请发放，并受权限限制：客户只能看到向其开放的文档和讨论。这样就可以与外部人员协作，而不必向他们开放公司的内部数据库。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
公司获得什么
- 一个统一的最新文档版本，取代邮件里的混乱；
- 意见和约定集中收集在文档旁边；
- 可以看到审批处于哪个阶段、轮到谁；
- 客户在受限的门户中工作，无法访问内部数据库。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
落地清单
- 创建外部空间，并通过安全链接邀请客户。
- 发布当前文档版本，无需来回邮件传送。
- 约定意见和决定记录在何处——就在文档旁边。
- 把审批关联到 CRM 中的客户记录和销售机会。
- 只向客户开放他需要看到的内容。
- 设置状态跟踪：审批处于哪个阶段、轮到谁。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
应避免的问题
- 不要用邮件来回发文档版本——客户应在门户里看到最新版本。
- 不要向客户开放多余内容：只开放需要审批的部分。
- 不要把意见记在私聊里——把它们放在文档旁边。
- 不要丢失审批状态：必须随时清楚处于哪个阶段、轮到谁。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
如何衡量成效
- 与客户的平均文档审批时长；
- 到最终版本的修改轮次数；
- 无版本混乱和意见丢失的审批占比；
- 通过门户而非邮件审批的文档占比。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
从何处开始
- 外联网——面向客户和合作伙伴的外部门户。
- 文档——文档的存储与共享访问。
- 客户——审批所关联到的客户记录。
- 客户工作区——围绕客户的文档与讨论。
- 任务字段与工作上下文——记录审批状态、客户、文档和当前轮到谁处理。
- 任务中的检查清单——将审批拆成审查阶段和必备条件。
- 任务文件——将当前版本、意见和最终文件放在工作旁边。
- 检查并关闭任务——验收审批结果时不丢失新的修改或承诺。
概念说明；不是 UI 截图，也不是证据。
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