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邮箱

LadVen OS 中的邮箱不是单独保存邮件的仓库。重要邮件应转成可管理的工作：CRM 商机、任务、评论、文件或客户下一步。

邮箱帮助团队看到哪些邮件需要回复、哪些已经关联客户或商机、谁负责继续处理，以及最终约定保存在哪里。

在哪里使用​

在哪里使用 — conceptual guidance, not UI evidence

主要区域：

  • 邮箱 (/mailbox) - 已连接邮箱、连接场景和处理规则；
  • 收件箱 (/mailbox/inbox) - 邮件列表、线程、文件夹、搜索、快速操作和 CRM 上下文；
  • 邮件卡片 (/mailbox/:integrationId/messages/:messageId 或从收件箱打开) - 正文、附件、发件人、收件人、CRM 操作和回复；
  • 旧的 /mailbox/messages/:messageId 和 /crm/mail* 路线会进入当前邮箱模块。

可用操作取决于邮箱、CRM、任务和具体邮箱的权限。

何时使用邮箱​

何时使用邮箱 — conceptual guidance, not UI evidence

当邮件：

  • 发起销售、请求、支持或客户行动；
  • 包含必须保留在工作上下文中的文件、协议、问题或确认；
  • 需要为员工或部门创建任务；
  • 必须关联客户、联系人、商机或项目；
  • 来自共享邮箱且不能丢失负责人时，请使用邮箱模块。

重要邮件不要只留在收件箱中。如果邮件产生了工作，就必须指定负责人、期限、上下文和结果位置。

在邮件服务器上搜索​

在邮件服务器上搜索 — conceptual guidance, not UI evidence

服务器搜索是独立操作，不是对门户已加载列表的筛选。查询长度须为 2 至 160 个字符；可使用默认文件夹范围或最多选择 8 个文件夹。每次搜索最多请求 200 条预览。最多同时运行两个任务，新的搜索可能需要等待。状态包括 queued、running、completed、failed、cancelled 和 expired；搜索从最新邮件向前扫描，范围有限，结果可能被截断。结果是远程预览而非已下载邮件，在供应商同步前无法在门户中打开。预览会过期，需要重新搜索；请取消或隐藏不需要的任务，不要把访问或供应商错误当作空结果。其他设备创建的任务可能不可见但仍占用限制。测试时使用合成查询，不要展示真实地址或主题。

远程预览可能没有接收日期；如果发件人和主题相同，就无法可靠区分具体邮件。执行操作前请先通过供应商同步或打开邮件，也不要把技术 uid 显示为名称。

连接邮箱​

连接邮箱 — conceptual guidance, not UI evidence

连接前先选择用途：

  • 个人邮箱：用于所有者的工作邮件；
  • 共享邮箱：用于团队、部门或业务方向；
  • CRM 邮箱：用于创建或关联商机的邮件。

检查邮箱地址、发件人名称、收信和发信服务器、安全连接、访问权限和通知。共享邮箱必须明确谁可以查看，以及谁负责处理。

对于 CRM 场景，选择管道、起始阶段、负责人和路由规则，避免新邮件停留在收件箱里无人跟进。

处理收件箱​

处理收件箱 — conceptual guidance, not UI evidence

不要只按“邮件数量”阅读收件箱，要按工作状态处理。

检查：

  1. 发件人是谁，是否已经是客户或联系人。
  2. 是否已经关联商机、客户请求或任务。
  3. 是否需要回复、文件、澄清或其他人的动作。
  4. 是否需要从邮件创建任务。
  5. 是否需要创建或关联 CRM 商机。
  6. 团队是否需要内部备注说明决定。

如果邮件已经关联 CRM，就在关联对象里继续工作。如果它影响客户承诺但还没有关联，应先建立关联。

邮件快速操作​

邮件快速操作 — conceptual guidance, not UI evidence

只有在检查上下文后才使用快速操作：

  • 回复 - 从正确邮箱发送，并使用清晰签名；
  • 创建商机 - 当邮件启动新的客户流程；
  • 关联商机 - 当邮件属于已有交易或请求；
  • 打开商机 - 在 CRM 中继续工作；
  • 归档 - 邮件已处理且不需要动作；
  • 删除 - 仅在邮件不需要保留工作历史时使用。

如果邮件有附件，请决定哪些文件需要保存到任务、CRM 或文档中。不要把重要文件只留在邮件线程里。

将邮件关联到 CRM​

将邮件关联到 CRM — conceptual guidance, not UI evidence

当邮件涉及销售、支持、付款、合同、重复请求或客户项目时，需要关联 CRM。不要每封邮件都自动创建新商机，先检查同一客户是否已有活跃请求或商机。

从邮件创建任务​

从邮件创建任务 — conceptual guidance, not UI evidence

当邮件要求具体工作时创建任务：准备回复、检查文件、确认条件、开票、更新资料、联系客户，或转交给其他部门。

任务应包含预期结果、负责人、期限或优先级、邮件或 CRM 上下文、必要附件，以及明确的完成标准。

邮件主题不能替代任务说明。执行人应能不重读整条邮件线程也理解工作。

回复和外发邮件​

回复和外发邮件 — conceptual guidance, not UI evidence

发送回复前，检查发信邮箱、收件人、抄送、主题、附件和签名。共享邮箱中，客户必须清楚是哪一个团队回复，以及谁负责下一步。

如果回复关联到某个 CRM 商机，请从关联的上下文继续处理。这有助于保留完整的客户历史，而不是把决定分散在邮箱和 CRM 之间。

如果邮件没能发送成功，门户会把这一点明确显示出来，并给出易懂的失败原因，而不会「吞掉」错误：延迟发送或排队等待的邮件不会变成无人知晓的死胡同。看到这样的错误时，请检查收件人地址、邮箱连接和附件，然后重新发送，而不要默认邮件已经寄出。

不要向外发送内部备注、草稿文件、私密链接或团队评论。

发件箱会分别显示投递事实。排队中和已计划表示发送尚未完成； 已发送由独立的 sentAt 确认，而 scheduledSendAt 只表示计划时间。 失败的邮件会显示易懂的原因，并在允许时提供重试或取消。尝试日志和 技术 reasonCode 仅用于诊断：不要把代码当作用户说明，也不要在显示 已发送前认定邮件已经发出。

取消排队中或已计划的邮件前，门户会打开单独的确认框。请确认目标是正确的合成草稿；准备文档时停在最终操作之前。

共享邮箱​

共享邮箱 — conceptual guidance, not UI evidence

共享邮箱里，访问权和责任不是一回事。多人可以看到邮件，但下一步必须有一个负责人。

定义谁处理新邮件、谁检查超期回复、哪些邮件进入 CRM、哪些邮件变成任务、需要哪些通知，以及旧邮件何时可以离开本地列表。

安全​

安全 — conceptual guidance, not UI evidence

如果连接失败，检查地址、应用密码、服务器、端口和安全连接。如果邮件没有出现，检查访问权限、文件夹、同步和本地保留设置。

不要把密码、令牌、内部技术 URL 或客户隐私数据复制到任务标题或公开评论里。只描述工作结果，不暴露多余信息。

良好实践​

良好实践 — conceptual guidance, not UI evidence

  • 按含义处理收件箱：回复、关联 CRM、创建任务、留下备注、关闭。
  • 客户邮件必须能在 CRM 中看到下一步。
  • 从邮件创建任务时写结果，不只写邮件主题。
  • 共享邮箱必须指定处理负责人。
  • 内部备注不能替代任务和 CRM 决定。

会话队列与负责人​

会话队列与负责人 — conceptual guidance, not UI evidence

收件箱可以按会话或单封邮件查看。会话模式提供 全部、我的、未分配、等待我方、等待客户、已逾期、已延后和已关闭队列。队列不是邮箱副本，只改变列表查询。

对于打开的会话，可以分配给自己或有权限的同事，标记下一次回复由我方还是客户提供，并在需要时使用预设时间延后。SLA 标记区分按时、逾期、延后和已关闭。完成后关闭会话；有新工作时重新打开。执行状态操作后先重新读取会话并确认当前状态，再重试，以免覆盖其他操作员的变更。

邮件自动化与整洁​

邮件自动化与整洁 — conceptual guidance, not UI evidence

当邮件流量变大时，不要手动处理，而要用规则和文件夹来分拣：

  • 邮件卡片与工作操作 — 整理、回复与转发、从邮件创建任务、CRM 关联、附件限制及 ACL/隐私。

  • 入站邮件处理规则 — 按条件（发件人、域名、主题、附件）自动创建 CRM 商机、指派负责人、发送自动回复并归置邮件。

  • 邮件文件夹管理 — 创建和维护文件夹、移动邮件并应用批量操作。

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