常见问题
对 LadVen OS 用户、管理者和管理员最常遇到的问题给出简短回答。每个回答都附有指向详细板块的链接。
任务与角色
看不到需要的任务怎么办？
检查筛选器、当前视图、工作区以及您在任务中的角色。如果您不是提出人、负责人、协作执行人或观察者，任务可能对您不可见。
如果任务关联了客户、项目或部门，请确认您拥有该区域的权限。如果仍然找不到任务，请让同事发送任务卡片链接，或联系管理员。详见任务列表、筛选器和视图。
负责人和协作执行人有什么区别？
负责人对任务结果及其关闭负责——负责人只有一个。协作执行人协助工作并能看到任务，但结果验收面向负责人。观察者只跟进进展，不参与工作。
如果结果「人人都负责」，那就等于没人负责：指定一个负责人，把帮手添加为协作执行人。详见任务参与者。
什么时候需要检查清单，什么时候描述就够了？
描述回答「需要什么结果」。当结果由多个可检查的步骤组成时，才需要检查清单：准备文件、确认文案、发送给客户、获得确认。
如果检查清单过长或包含不同的结果，请把工作拆成关联任务——这样管理者更容易看到责任和进度。详见添加检查清单。
文件应该附加在哪里？
把文件附加到验收结果的那个任务或对象上。执行人应在描述和检查清单旁看到材料，检查者应清楚哪个文件是最终版本。
不要把任务变成项目的公共档案库：只保留有助于完成、检查或验收具体结果的材料。详见给任务附加文件。
如何判断任务可以关闭？
当结果符合描述、检查清单已完成或例外已说明、最终文件可访问，并且提出人清楚验收了什么时，就可以关闭任务。
如果结果有争议，不要悄悄关闭任务：写一条评论，明确验收标准，或把任务退回修改。详见检查并关闭任务。
如何正确地把任务退回修改？
退回修改不是指责，而是对结果的澄清。在评论中写明具体哪里未通过验收、还缺少什么结果，并引用描述或检查清单。
不好的表述是「重做」。好的表述是「文件里没有计算部分，补上后再提交检查」。详见任务评论和检查并关闭任务。
CRM 与销售
销售机会和客户有什么区别？
客户（公司或联系人）是「谁」：包含资料、历史和关联的卡片。销售机会是「现在正在发生什么」：沿管道阶段推进的一次具体销售或请求。
一个客户可以有多个销售机会——进行中的和已完成的。详见客户、公司和联系人和销售机会和请求。
什么是管道和阶段？
管道描述与客户合作的路径，从入站意向到最终结果；阶段则是这条路径上的步骤。销售机会总是处于某个阶段，管理者通过销售机会的移动看到销售状况。
只有在有事实依据时才变更阶段：电话已进行、文档已发送、款项已收到。详见管道和阶段。
网站请求如何进入 CRM？
通过表单模块：表单放置在网站上，提交后会在 CRM 中创建带来源和负责人的请求。随后请求经过分拣：已受理、垃圾信息或需要澄清。
谁会收到销售机会的通知？
销售机会由其负责人和关注它的员工跟进——作用类似任务中的观察者。如果销售机会有关联任务在进行，这些任务的参与者会单独收到自己的通知。
如何从 CRM 给客户打电话？
接入电话系统后，坐席可直接从客户的销售机会拨打电话——点击卡片上的通话按钮即可。通话会关联到该销售机会，录音则可在其聊天中查看。详见CRM 中的坐席通话。
自动化
自动化从哪里开始？
从一个已经在手工稳定运转的重复流程开始：定期报告、典型请求、关闭前的标准检查。先在有限范围启用规则或周期性任务，在测试对象上验证，之后再扩大。
混乱无法被自动化——流程必须先能手工稳定运转。详见自动化和门户设置。
规则、周期性任务还是业务流程——选哪个？
规则响应事件：状态变了——执行动作。周期性任务按计划创建工作：每月——一份报告。业务流程驱动带分支和参与者的多步骤链条：审批、招聘、发货。
从能解决问题的最简单工具开始。详见任务规则、周期性任务和业务流程。
自动化运行结果不对怎么办？
在运行历史里找到那次运行：可以看到哪个规则触发、作用在哪个对象上、结果如何。修正条件或动作，在测试对象上验证后再重新启用。
过期的规则要停用，而不是「以防万一」留着——隐藏的规则会继续影响流程。详见运行历史与问题排查。
如何让邮件自动进入 CRM？
通过入站处理规则：按条件（发件人、域名、主题、附件）让邮件自动在 CRM 中创建请求、指派负责人，还可以发送自动回复。详见入站邮件处理规则。
文档与文件
如何不弄丢文档的最终版本？
在文档卡片中维护文档：那里保存版本、与任务和客户的关联、审批状态。发送、签署或发布前，确认打开的是最新版本。
把最终文件保存在做出决定的那个对象旁——任务、销售机会或文档卡片。详见文档。
如何安全地把文件分享给外部人员？
使用带有效期限制、必要时加密码的公开链接——当不再需要访问时撤销它。不要通过私人渠道转发工作文件：那样会失去对版本和访问的控制。
与客户就文档开展长期协作时，请使用外部门户。详见磁盘和文件。
访问、角色和结构
谁能看到我的任务或销售机会？
对象的参与者（在任务中是提出人、负责人、协作执行人、观察者），以及拥有相应区域权限的员工：部门、管道、工作组。管理者通常能看到本部门的工作。
如果拿不准对象是否对多余的人可见，请向管理员确认区域权限。详见任务参与者和公司和团队。
什么是外部门户，它与普通访问有何不同？
外部门户是面向外部参与者的受限门户：客户只能看到自己的请求、文档和讨论，看不到公司内部工作。员工的访问则是其权限范围内的完整工作闭环。
授予外部访问前，请检查有效策略：客户究竟会看到什么。详见外部门户。
如何启用双因素认证？
每位员工在自己的个人资料中自行启用 2FA：连接身份验证器应用、保存恢复代码，之后登录时用一次性代码确认。管理员可将 2FA 设为公司强制项。详见双因素认证（2FA）。
谁来配置权限和角色？
由管理员按角色（管理员、主管、员工）和区域（公司、部门、管道、项目）来配置访问权限。权限级别分为查看、创建、编辑、管理。详见访问权限与角色。
通知与沟通
如何知道通知发给了谁？
通知会发给参与者、负责该动作的人以及订阅了对象的用户。在任务中是提出人、负责人、协作执行人和观察者。
详见通知。
如何减少通知噪音？
检查角色：噪音的常见来源是「以防万一」把人加成观察者。只在确实需要管控的地方使用观察者角色，不要把每个任务变成公共频道。
把讨论放在它所属的对象里——这样通知只会发给与工作相关的人。详见通知和聊天和评论。
工作说明应该保存在哪里？
保存在任务、文档或 CRM 记录旁的评论中——让后续参与者也能获得上下文。不要只把重要决定留在私聊里：如果决定影响期限、结果、责任或预算，请把它记录在对象的评论中。
详见任务评论。
如何把 Telegram 或 WhatsApp 接入聊天？
外部渠道由管理员在聊天集成板块中接入：来自 Telegram、WhatsApp 或网站表单的消息会进入门户聊天，团队在此回复并把请求关联到任务和 CRM。详见将外部渠道接入聊天。
落地与测试
LadVen OS 的落地从哪里开始？
从一个真实流程开始：创建员工和部门，建立第一个带负责人和期限的任务，走完「下达——执行——验收」的闭环。然后随着团队准备就绪，逐步接入 CRM、文档和自动化。
第一次演示应该展示什么？
一个真实流程：谁下达任务、谁负责、需要哪些文件、检查清单里有哪些步骤、问题出现在哪里，以及管理者如何检查结果。
初次了解不需要描述整个公司——一个清晰的场景就足够了。详见LadVen OS 测试。
如何反馈问题或提出改进建议？
记录问题出现的位置（板块、操作）、期望的结果和实际发生的情况，并通过测试渠道提交。复现步骤越具体，修复越快。
详见LadVen OS 测试。