文档
LadVen OS 的文档把工作文件放在流程旁边：任务、CRM 卡片、客户、工作组或工作流。它不只是文件存储。一个文档应说明这是什么材料、属于哪个事项、当前版本是哪一个、谁需要审核或签署，以及下一步是什么。
请把文档当作受控的工作层，而不是随机附件文件夹。
在哪里使用
主要区域：
- 文档 (
/documents) - 文档列表和工作卡片； - 文档卡片 (
/documents/:documentId) - 文件、状态、关联、操作、历史和评论； - 套件模板 (
/documents/templates) - 用于任务、CRM、客户和工作组的可重复文档集； - 入站交换 (
/documents/exchange/inbound) - 处理通过外部交换收到的文档； - 任务、CRM、外部门户和工作区内的相关块。
可用操作取决于权限、文档类型、关联对象以及签署或交换规则。
工作流程
- 从正确上下文创建或打开文档：任务、商机、客户、项目或文档列表。
- 使用清晰的标题和类型：合同、发票、验收单、报价、案件材料、授权书或其他业务类型。
- 附加当前文件，并说明它们属于哪个对象。
- 在审批、发送给客户或发布到外部门户前检查版本。
- 留下评论：改变了什么、谁要审核、下一步是什么。
- 如果文档集会重复，使用套件模板。
文档卡片
文档卡片应展示工作上下文：标题、类型、状态、关联文件、客户或任务、负责人以及操作历史。如果文档连接到 CRM、任务或外部门户，用户应能理解它为什么存在，以及谁在等待结果。
避免使用 scan.pdf 或 final_new_2 这样的名称。好的标题能让团队不打开文件也能找到正确文档。
文档编辑器：文本、格式与表格
文档的文本可以直接在 LadVen OS 中准备，无需切换到独立的办公编辑器。内置编辑器支持格式设置（标题、列表、强调、链接）和表格——足以把方案、纪要、说明或内部规章与该文档的其余工作集中在同一个地方完成。
如果文档已经在 Word 中准备好，可以从 .docx 文件导入：文本、格式和表格都会转入编辑器，此后该文档便与其状态、版本、关联和审批一起在门户中运转。当草稿以 Word 形式发来、但接下来需要把它当作工作文档而非附件来管理时，这种方式很方便。
格式工具栏在门户的所有语言中都已本地化。同样的格式在评论里也可用，因此对文档或任务的说明可以排版得清晰易读——用列表、重点和链接，而不是一整段文字。
应避免的做法。 不要为了得到精确副本而把 Word 中复杂的版式搬进编辑器——门户保存的是工作文档，而不是印刷表单的版面。如果确实需要原始版式或设计，请把源文件作为附件添加，并将其作为主版本保留。
对外发送或签署前，检查当前打开的是有效版本。如果一个文档包含多个文件，请标明主文件和辅助附件。
如果旧版本需要保留审批历史，不要删除它。请留下清晰评论，说明为什么出现了新版本。
套件模板
套件模板描述可重复的文档集：需要哪些文档、哪些是必填、适用于哪里，以及使用哪些审批或签署规则。
模板适合重复流程：销售资料包、合同包、服务请求、法律事项、入职或项目启动。不要为团队不会重复的一次性情况创建模板。
与任务和 CRM 关联
当执行依赖文档时，文档应关联到工作对象。在任务中，文档提供输入材料和预期结果。在 CRM 中，文档记录工作的商业或法律依据。
如果文档需要准备、审核或发送，请创建带负责人和截止日期的任务。如果文档属于某个客户，请检查 CRM 关联和访问权限。
签署和交换
对于进入外部交换或签署的文档，最重要的是交易方、法律实体、当前版本和状态。发送前请确认文档属于正确客户、不包含内部评论，并已准备好外部操作。
如果外部交换需要处理，不要用未记录的手工发送绕过它。记录状态和下一步，让团队知道文档停在哪里。
如何把文档发送去签署、管理签署人并通过链接开放外部访问——请见文档签署与外部访问。
入站文档
外部收到的文档需要先归类：识别客户或商机、检查重复、关联任务或 CRM 卡片，并指定负责人。不要把入站文件在没有上下文的情况下放入通用列表。
如果文档包含个人、财务或合同数据，在任务、聊天或外部门户空间讨论前先检查访问权限。
负责人检查
负责人应定期检查：
- 没有关联任务、客户或 CRM 卡片的文档；
- 缺少必填文档的套件；
- 等待审批、签署或外部交换的文档；
- 团队仍在使用的旧版本；
- 生成不必要或不清晰文档的模板；
- 未检查访问权限就对外或向外部门户发布的文件。
良好实践
- 按业务含义命名文档：客户、类型、期间或结果。
- 不要在公开说明中放置私密数据。
- 在发送、签署或发布到外部门户前检查版本。
- 将文档关联到任务、CRM、客户或工作组。
- 对可重复套件使用模板。