文档签署与外部访问
当文档准备好后，往往需要把它拿到外部展示或签署：给客户、交易方或合作伙伴。LadVen OS 允许你直接从文档卡片把它发送去签署，并开放安全的外部访问——无需通过邮件转发文件，同时可以跟踪谁做了什么。
如何处理文档本身及其版本，请见文档。这里讲的是签署与外部访问。
签署请求
你可以从文档卡片创建签署请求：选择签署人、签署方式和期限。之后门户会自动推进流程，并显示每位签署人的状态。
可以指定为签署人的对象：
- 通过外部门户的客户 — 来自关联 CRM 卡片的签署人在客户门户中签署；
- 通过公开链接的外部人员 — 任何收到个人链接的人都可以签署。
对于每位签署人，门户都会跟踪状态：已邀请、已发送、已查看、已签署、已拒绝或已过期。这样就能看到谁已经签了，谁还需要催一催。
签署方式
LadVen OS 支持多种签署方式——具体哪些可用，取决于你门户上文档模块的设置：
- 门户内确认 — 签署人在文档页面上点击“接受”；
- 手绘签名 — 签署人直接在屏幕上画出签名；
- 上传已签署文件 — 签署人上传扫描件或已签署的 PDF；
- 外部签署服务 — 如果管理员已接入。
请按文档的要求选择方式：内部审批用确认即可；对具有法律效力的文档，请使用你公司认可的方式。
签署人的个人链接
每位签署人都会收到属于自己的个人链接，指向签署页面。链接可以复制并以方便的方式发给签署人。通过链接，本人打开文档、查看内容，并用所选方式签署——无需登录内部门户。
不要把同一个链接转发给多个人：链接绑定到具体的签署人，通过它跟踪的正是这个人的操作。
发布：外部查看与签署
除了签署请求，还可以发布文档——通过链接开放外部访问：
- 用于查看 — 外部参与者可以看到并下载文档；
- 用于签署 — 外部参与者完成签署。
发布带有安全参数：
- 如何授予访问 — 通过受保护的链接，或按接收人具体的电子邮箱；
- 有效期 — 到期后链接停止工作；
- 打开次数限制 — 达到设定的访问次数后关闭访问。
发布可以随时撤销——链接会立即无法再打开文档。当访问不再需要或授予错误时，请撤销访问。
电子文档交换（EDO）：诚实的边界
LadVen OS 与外部电子文档流转系统协作（例如 SBIS、Diadoc），但并不是一个完整的 EDO 客户端。请理解其边界：
- 门户接收来自 EDO 的入站文档并帮助归类（见入站交换）；
- 门户跟踪文档在外部交换中的状态；
- 门户提供外部系统的账户入口链接，供详细处理。
完整的 EDO 周期——通过运营商形成、发送并签署具有法律效力的文档——发生在 EDO 系统本身，而不是门户里。不要把电子签名和 EDO 当作自动启用：它们是独立的能力，取决于设置和已接入的运营商。
良好实践
- 发送去签署前，确认打开的是有效版本，且文档属于正确的客户。
- 在开放外部访问前，确认文档中没有内部评论和内部备注。
- 按该类型文档认可的方式指定签署人。
- 给每位签署人发送其个人链接，而不是通用链接。
- 设置有效期，并在访问不再需要时撤销发布。
- 对于 EDO，即使操作在外部账户中完成，也要在门户里记录状态和下一步。
常见错误
- 把过时的文档版本发送去签署。
- 没有移除内部评论就开放外部访问。
- 把同一个链接转发给多位签署人——丢失了跟踪。
- 不设期限也不撤销发布——访问开放的时间比需要的更久。
- 认为 EDO 和电子签名默认启用，尽管它们取决于设置。