在任务中记录时间
在 LadVen OS 中，时间记录显示任务预计需要多少工作量，以及实际花费了多少。它不是为了形式化填卡，而是用于管理负载、评估未来任务、准备报告，并诚实验收结果。
什么时候记录时间
如果任务影响团队负载、工作成本、报告、项目计划或客户约定，就应记录时间。对于之后需要比较计划和实际的任务，时间尤其重要：承诺了多少、实际花了多少，以及差异为什么出现。
时间记录适用于以下情况：
- 工作占用一天或一周中的明显部分；
- 任务属于客户、项目、合同或报告期；
- 需要向负责人或客户确认工时；
- 任务需要预估；
- 多名参与者共同处理任务；
- 结果只有在检查工时后才能关闭；
- 类似任务以后还会再次计划。
不要把时间记录变成短动作的多余仪式。如果任务只花几分钟，且不参与报告，在评论或清单中固定结果即可。
计划时间
计划时间是在执行前对工作量的估计。它帮助提前约定预期投入，并在任务逾期前看到过载。
创建或编辑任务时，如有以下情况请填写计划时间：
- 期限取决于工作量；
- 执行人应在开始前确认估计；
- 负责人需要查看人员负载；
- 任务进入项目或客户报告；
- 没有任务是否超出估计的信息，就无法验收结果。
计划时间不应成为惩罚不准估计的工具。它的作用是让预期明确。如果执行中发现估计不正确，请更新计划，或留下说明差异原因的评论。
好的估计回答一个问题：“按当前对任务的理解，完成结果需要多少工作时间？”它不应包含等待客户回复、审批间隔或日历期限，除非这些时段确实在工作。
期限、计划时间和风险
计划时间和任务期限回答不同问题。计划时间显示工时：需要花多少小时或分钟取得结果。期限显示日历边界：结果应在什么时候准备好。
例如，任务可能只需要两小时工作，但期限在三天后，因为需要等待客户数据。反过来，任务可能需要六小时，而期限是今天，这对负责人已经是风险。
开始前比较期限和计划时间：
| 情况 | 风险 | 怎么做 |
|---|---|---|
| 计划时间大于期限前可用工作窗口 | 执行人在不重新分配负载的情况下无法完成。 | 调整期限、拆分任务、增加协作者，或移除较不重要的工作。 |
| 期限临近但未填写计划时间 | 负责人看不到真实工作量，无法评估逾期风险。 | 开始前要求估计，或固定初步估计。 |
| 计划时间很小，但任务依赖外部回复 | 逾期可能来自等待，而不是执行人的工作。 | 在评论中固定依赖，必要时延期任务。 |
| 实际用时快速接近计划，但结果还没完成 | 范围扩大或估计偏低。 | 讨论原因，更新预期，并决定是否需要新期限。 |
| 实际用时已超过计划，但期限还远 | 任务可能在日历日期前就吃掉预算。 | 检查范围，停止多余工作，或把新请求拆成单独任务。 |
对负责人来说，这是早期风险信号。不要等到最终逾期：如果计划/实际和期限已经显示冲突，就需要按范围、期限或负责人重新整理任务。
实际时间
实际时间是真正花费的工时。如果界面支持且用户权限允许，它可以来自计时器，也可以来自手动登记。
实际时间用于：
- 看清任务真实成本；
- 解释与计划的偏差；
- 准备项目、客户、员工或期间报告；
- 检查任务是否在未完成时间记录的情况下关闭；
- 改进未来类似任务的估计。
实际时间应反映这项任务的工作，而不是整个日历间隔。如果你切换到了另一项任务，请暂停或停止计时器，然后在真正继续工作的任务上启动记录。
计时器
计时器用于在执行时记录工作。执行人现在开始处理任务，并且不想事后回忆用时时，它很方便。
通常计时器支持三种基础动作：
| 动作 | 含义 | 什么时候使用 |
|---|---|---|
| 开始 | 开始记录任务实际时间。 | 当你真正开始处理这项任务时。 |
| 暂停 | 临时停止记录，但不最终结束该条记录。 | 当你切换到电话、等待、另一项任务或休息时。 |
| 停止 | 结束当前时间记录。 | 当工作片段结束，可以保存为实际时间时。 |
如果任务中已有活动计时器，不要不检查上下文就启动第二条记录。活动计时器意味着实际时间已经在增长，并会影响计划/实际。
启动计时器前请检查：
- 选择的是正确任务；
- 你理解预期结果；
- 如果必须有初步估计，它已填写或已协调；
- 你有记录时间的权限；
- 任务不处于已经完成、取消或阻塞执行的状态。
团队需要约定什么算作任务工作时间。计时器应记录对结果有意义的工作：准备、分析、任务相关通话、检查、修改。等待回复、审批间隔和切换到其他任务，不应悄悄增加实际时间。
如果同类任务的计划和实际经常不一致，请把它作为改进流程的材料：调整模板、细化清单、改变初步估计或重新分配工作。LadVen OS 中的时间记录本身不是目的，而是更准确计划的依据。
开始、暂停和停止
计时器开始应与真实工作开始一致。不要提前“以防万一”启动计时器：这样会让实际时间不可信，并恶化报告。
暂停用于工作中断但任务还没结束的情况。例如，你在等待补充说明、切换到紧急任务、去开会，或停止处理任务材料。
停止会固定一个完成的时间片段。停止后检查记录是否出现在时间历史中，总实际时间是否变化。如果 LadVen OS 显示保存状态，请在关闭任务或刷新页面前等它结束。
如果计时器误启动，请尽快停止，并在界面允许时编辑或删除记录。如果无法修正，请在评论中固定问题，或联系流程管理员，避免报告只能靠猜测解释。
手动登记时间
手动登记时间适用于未启动计时器就完成了工作，或计时器没有反映真实时间片段的情况。只有当 UI 支持添加手动时间且用户有相应权限时才使用它。
手动时间适用于：
- 忘记启动计时器，但能准确恢复时长；
- 工作在 LadVen OS 外完成：会议、电话、文档检查、外出工作；
- 计时器因技术错误停止；
- 如果流程允许，需要添加协作者时间；
- 报告需要按多个工作片段细分。
手动登记时，只填写实际工作时长。如果时间记录支持评论，请写一个简短说明：做了什么，为什么手动添加。
不要用手动登记把实际时间凑成计划时间。如果实际与估计差异很大，最好在任务评论中说明原因：范围变化、出现修改、等待变成额外工作、缺少源材料。
时间历史
时间历史显示单独记录：谁登记了时间、何时添加、以何种方式产生、持续多久。根据权限和任务状态，用户可能可以编辑或删除单独记录。
以下情况请检查历史：
- 总实际时间异常偏大或偏小；
- 任务在多个工作片段后关闭；
- 多名参与者处理过任务；
- 需要理解谁在何时执行工作；
- 报告需要按人员或日期确认。
编辑和删除记录会改变实际工时。只在修正错误时这样做：错误时长、错误任务、意外遗留计时器或重复记录。如果记录已用于报告，请先与报告负责人协调修正。
列表中的活动计时器
任务列表可以显示活动计时器块和带活动计时器的任务筛选器。这有助于快速回到当前工作，并找到仍在开启的时间记录。
使用列表中的活动计时器来：
- 继续已经在进行的任务；
- 检查计时器是否意外保持开启；
- 找到实际时间仍在增长的任务；
- 在报告前准备计划/实际；
- 控制执行人或团队的工作队列。
如果列表中显示某项任务有活动计时器，但当前没人处理它，请打开任务并检查时间历史。在活动计时器停止或修正前，不要关闭任务。
计划/实际
计划/实际比较计划时间和实际时间。它不仅是报告数字，也是任务管理信号。
可能情况：
| 情况 | 含义 | 怎么做 |
|---|---|---|
| 实际小于计划 | 工作花费少于估计，或还未完成。 | 检查任务状态和结果完整性。 |
| 实际接近计划 | 估计基本符合执行。 | 将任务作为类似估计的参考。 |
| 实际大于计划 | 范围扩大、估计偏低或记录不准确。 | 固定差异原因，并检查未来任务计划是否需要更新。 |
| 未填计划但有实际 | 工作没有预先估计就执行了。 | 如果任务仍活动，请补充计划；否则在评论中解释缺少估计。 |
| 有计划但无实际 | 工作尚未开始、未使用计时器或忘记登记实际。 | 在报告或关闭前检查状态和执行历史。 |
对报告来说，重要的不只是数字，还有偏差解释。如果任务因新范围、客户补充说明或技术问题超出计划，请在评论中固定。这样计划/实际用于分析流程，而不是寻找责任人。
当实际时间超过计划时，负责人应把信号转为行动：检查原因、更新剩余估计、减负或重新分配，并在任务中记录结论。
负责人控制
负责人不需要手动检查每条时间记录。关键是看到时间记录能帮助做管理决定的异常。
定期查看：
- 期限是今天或明天，且剩余计划时间很大的任务；
- 活动计时器运行过久但没有新评论或结果的任务；
- 实际超过计划且未解释原因的任务；
- 对客户、项目或报告重要但没有计划时间的任务；
- 有计划和期限，但本应开始工作却没有实际时间的任务；
- 处于检查或控制中，但时间尚未关闭的任务；
- 实际长期偏离计划的重复任务。
好的控制不等于问“为什么花这么多”。正确问题是：
- 任务范围是否变化；
- 是否存在不属于工时的等待；
- 是否有其他紧急任务干扰执行人；
- 当前结果能否验收，还是需要新期限；
- 是否应把新请求拆成相关任务；
- 这项任务的实际数据能否帮助更准确计划类似工作。
如果任务对客户或部门预算重要，计划/实际偏差评论不仅执行人要看得懂，流程所有者也要看得懂：发生了什么变化、为什么影响工时、做出了什么决定。
与报告的关系
任务报告可以使用列表、任务卡片和时间记录历史中的计划时间和实际时间。导出或报告会议前，检查时间记录已完成，且数据属于正确期间、项目、客户和执行人。
准备报告：
- 打开任务列表。
- 按项目、客户、负责人、部门、状态或期间设置筛选。
- 打开计划时间和已用时间列。
- 如果需要查找未完成记录，使用活动计时器筛选。
- 导出前刷新列表。
- 检查几项计划/实际异常的任务。
- 如果所需报告支持，导出当前页或全部找到的集合。
如果报告按客户或项目生成，请确保任务正确关联到该上下文。登记在没有项目或客户的任务中的时间，可能不会进入预期切片，或需要手动解释。
与关闭任务的关系
关闭任务前，应像检查结果、文件和清单一样检查时间记录。已关闭任务应有清楚状态：活动计时器已停止、实际时间已保存，如果计划/实际偏差对验收或报告重要，原因也已解释。
不要关闭任务，如果：
- 活动计时器仍在运行；
- 必需的手动时间还未添加；
- 最新时间记录处于错误或保存状态；
- 计划/实际有明显偏差但没有解释；
- 检查人应验收工时，但还没看过时间历史；
- 任务需要初步估计，但估计始终未协调。
如果结果已准备好，但时间记录需要修正，请先修正时间或留下原因评论。然后按通常的关闭流程把任务转到检查、控制或完成。
限制
时间记录是否可用取决于权限、任务状态和流程设置。如果用户不能修改任务、不是参与者、没有时间记录权限，或任务处于执行已停止的状态，界面可能隐藏或阻止动作。
常见限制：
- 没有任务权限不能启动计时器；
- 必需初步估计未填写时不能启动计时器；
- 没有特殊权限不能编辑或删除他人的时间记录；
- 如果流程禁止，不能在已关闭、取消或阻塞的任务中登记时间；
- 当 LadVen OS 还在处理前一个动作时，不能连续启动多个计时器；
- 如果该任务或该用户已经有活动时间记录，不能创建新的活动计时器；
- 某些动作可能只能查看，不能修改。
不要用写“约多少时间”的评论来绕过界面限制。如果时间应进入报告，请使用支持的场景：计时器、手动登记，或用所需权限修正记录。
错误和冲突
时间记录错误应立即修正，否则会进入计划/实际、报告和任务验收。
可能出现的问题：
- 因权限、状态或必需估计，计时器未启动；
- 因已有活动记录，计时器无法启动；
- 暂停或停止因网络或临时服务错误未保存；
- 手动时间未添加；
- 时间记录被添加到错误任务；
- 修改后时间历史未刷新；
- 列表中的实际时间与卡片不同，因为数据过期。
处理方式：
- 检查计时器、时间记录旁或通知中的错误消息。
- 刷新任务和列表，排除过期状态。
- 如果有活动计时器，先停止或暂停，再重试。
- 检查权限和任务状态。
- 如果错误与必需估计有关，请填写或协调估计。
- 刷新后重试一次。
- 如果错误实际已进入历史，在可用时通过编辑或删除修正记录。
- 如果无法修正，请在评论中固定问题，并交给流程负责人或管理员。
不要连续快速点击开始、暂停或停止。请等待前一个动作的结果，否则时间记录会变得不清楚，并需要人工检查。
如何在 LadVen OS 中操作
计划时间
- 打开创建或编辑任务。
- 找到计划时间或计划工时字段。
- 按界面接受的格式填写估计：小时、分钟或其他可用表示。
- 如果任务需要初步估计，请在开始执行前协调。
- 保存任务。
- 检查计划时间是否在任务详情中可见，必要时也在列表列中可见。
启动计时器
- 从列表、kanban、日程或活动计时器块打开任务。
- 检查标题、负责人、状态和预期结果。
- 确认没有未协调的必需估计。
- 点击计时器开始。
- 确认界面显示活动计时器。
- 处理任务。
- 休息或中断时点击暂停。
- 工作片段结束后点击停止。
- 检查记录是否出现在时间历史中，总实际时间是否更新。
添加手动时间
- 打开任务。
- 进入时间块或时间标签页，如果它单独显示。
- 如果动作可用，选择添加手动时间。
- 填写时长；如果可用，也填写日期或评论。
- 保存记录。
- 检查时间历史和总实际时间。
检查活动计时器
- 打开任务列表。
- 查看列表上方的活动计时器块，如果存在。
- 必要时启用活动计时器筛选。
- 打开带活动记录的任务。
- 继续工作、暂停计时器或停止计时器。
- 刷新列表，检查活动计时器是否消失，或只保留在仍在工作的任务上。
结果检查
记录时间后，不仅要检查数字，也要检查任务状态。
- 计划时间已保存，并在任务详情中可见；
- 停止计时器或手动记录后，实际时间已变化；
- 活动计时器只显示在真实正在处理的任务上；
- 时间历史包含预期记录、员工和时长；
- 错误或重复记录已修正；
- 计划/实际对执行人、发起人和报告来说可解释；
- 刷新后，任务列表显示的实际时间与任务卡片一致；
- 关闭任务前没有活动计时器和未保存时间记录；
- 报告列表包含所需的计划时间和已用时间列。
良好实践
- 区分期限和工时：期限用于日历纪律，计划时间用于负载和成本。
- 只有真正开始处理任务时才启动计时器。
- 切换上下文时暂停计时器。
- 在关闭任务、发送检查或长时间休息前停止计时器。
- 工作结束后立即添加手动时间，这时时长还能准确恢复。
- 在评论中解释大的计划/实际偏差。
- 如果任务范围在完成前变化，请更新计划或固定偏差原因。
- 在任务逾期前，检查期限临近且剩余计划时间很大的任务。
- 如果新要求改变了原范围，把它拆成单独的相关任务。
- 每天结束或报告前检查列表中的活动计时器。
- 不要把不同任务的工作混在同一条时间记录中。
- 用计划时间约定范围，而不是向执行人施压。
- 对重复任务，用过去任务的实际时间作为未来估计参考。
- 导出前刷新列表，并检查实际异常的任务。
常见错误
在错误任务上启动计时器。 开始前检查标题、上下文、客户或项目。如果错误已经发生，请停止计时器并修正记录。
工作结束后让计时器保持开启。 活动计时器会继续增加实际时间并扭曲报告。请检查列表中的活动计时器块。
把等待登记成工作。 如果你在等待回复而没有执行任务，请暂停计时器。日历等待和工时是不同概念。
在 LadVen OS 外工作后不添加手动时间。 如果任务参与报告，会议、电话或文档检查也可能是实际工作。
把实际时间凑成计划时间。 计划/实际用于分析。如果估计不准，请固定原因，而不是扭曲时间。
带活动计时器关闭任务。 完成、取消或最终验收前，时间记录必须停止或修正。
忽略保存错误。 如果停止、暂停或手动记录未保存，刷新后实际时间可能与用户本地看到的不同。
把多人的工作混进一条记录。 如果按员工报告，每个参与者都应以支持的方式记录自己的时间。
不检查报告上下文。 没有项目、客户或正确负责人的任务时间，可能不会进入所需报告切片。
混淆期限和计划时间。 一周后的期限不表示任务需要一周工作。反过来，今天到期的八小时任务几乎总是需要管理决定。
等到逾期才控制。 如果实际已超过计划而结果未完成，风险在期限前就已清楚。应立即讨论范围和下一步。
默默关闭偏差。 如果计划/实际对报告或客户重要，偏差原因应留在任务评论中，而不是口头解释。
把新范围加进旧估计但不固定。 工作中出现新请求时，需要单独协调：更新计划、创建相关任务，或解释为什么它属于当前结果。
需要的截图
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- 带计划时间字段、期限和负责人的任务卡片；
- 任务中的计时器块：启动前状态和活动计时器；
- 多名参与者的多条时间历史记录；
- 带期限、计划时间和实际时间列的任务列表；
- 任务列表中的活动计时器筛选或块；
- 实际超过计划且评论中解释原因的任务示例；
- 关闭任务前可见计时器已停止且实际已保存的界面；
- 带任务计划/实际的报告或导出列表。