给任务附加文件
在 LadVen OS 中，任务文件保存工作材料和结果证据：简报、合同、表格、截图、版式、文档最终版本，以及其他没有它们就难以执行或验收任务的产物。
请把文件作为工作上下文的一部分使用，而不是当作普通仓库。参与者打开任务后应能快速理解哪些材料用于工作，哪些文件证明某些步骤，最终结果在哪里。
什么时候附加文件
如果没有这个文件就无法执行、检查或恢复任务上下文，请附加文件。
文件有用的情况：
- 它是来源材料：简报、合同、导出、表格、技术任务；
- 它用于检查结果：截图、报告、已确认版本、最终文档；
- 它只属于这个任务，而不是普通项目档案；
- 它有清楚名称，或在描述、评论、检查清单项中有说明；
- 需要使用它的参与者可以访问；
- 它不包含多余的私人、个人或商业数据。
不要因为文件“可能有用”就附加。多余附件会让验收变复杂：参与者需要弄清哪个文件是当前版本，哪个只是参考，哪个已经过期。
对负责人来说，任务中的文件应回答一个简单问题：它是否帮助完成工作、检查结果或之后恢复决定过程。如果不能帮助任何一项，就最好不要加入任务。
好的文件能节省时间：
- 执行人不用在聊天里找来源材料；
- 检查人能马上看到最终结果；
- 负责人理解决定基于什么；
- 新参与者不用单独听转述就能进入任务。
文件可以出现在哪里
任务中有几个相关的文件使用场景。
| 文件位置 | 什么时候使用 |
|---|---|
| 任务文件 | 执行或检查整个任务所需的通用材料。 |
| 检查清单项文件 | 与具体步骤相关的证据或材料。 |
| 评论中的文件 | 用于讨论的材料、中间版本、问题回答或澄清。 |
| 关联文档和外部链接 | 存在于单独存储、CRM、磁盘或其他工作上下文中的文档。 |
通用文档放在任务文件中。针对某个动作的截图、中间结果和证据附加到检查清单项。如果文件只用于讨论，把它加入评论并简短说明需要做什么。
按文件用途选择位置，而不是按哪里按钮更方便：
- 整个任务期间所有参与者都需要，附加到任务；
- 证明一个步骤，附加到检查清单项；
- 用于问题或讨论，附加到评论；
- 主要文档存在于另一个系统中，添加链接或关联文档（如果场景可用）。
创建任务时的文件
创建任务时，文件帮助执行人不用额外搜索就能开始工作。只添加启动时真正需要的材料。
保存前检查：
- 选中的文件与期待结果相关；
- 文件没有过期，也没有重复更当前的版本；
- 描述中能看懂每个重要附件要做什么；
- 负责人、协作者和检查人会有材料访问权限；
- 上传已完成，或文件已显示为待附加。
如果任务带检查清单，请区分通用上下文和步骤证据。例如，客户简报更适合附加到任务，而某个检查项的验证截图更适合附加到该检查项。
不要在新任务中堆一个“以防万一”的档案。开始时有来源、标准和必需模板就够了。其他材料应在工作过程中按需要添加。
查看和编辑中的文件
在任务卡片中，文件块显示已附加材料；如果用户有权限，也允许添加新文件或删除多余文件。查看模式通常显示文件卡片、来源筛选器和下载动作。编辑模式或拥有修改权限时可以添加和删除。
筛选器帮助区分任务材料和检查清单文件：
全部显示完整文件集合；任务显示附加到整个任务的附件；检查清单显示添加到检查清单项的文件。
如果文件块为空，这不一定是错误。可能任务还没有添加材料，你没有修改权限，或当前筛选器没有对应文件。
如何保持文件有序
对需要负责人、相邻部门或客户检查的任务来说，文件秩序很重要。附件越多，当前版本和每个材料用途就越应该清楚。
保持秩序的方法：
- 给文件起名时让角色不用打开也能看懂；
- 区分来源材料和最终结果；
- 删除不需要保留历史的偶然重复文件；
- 替换重要文件时在评论中说明；
- 把步骤证据附加到检查清单项，不要混入通用材料；
- 关闭任务前检查最终版本是否容易找到。
如果任务中有很多文件，使用筛选器和说明。参与者不应猜哪个文档是最新的，哪个只是参考，哪个证明完成。
在 LadVen OS 中怎么做
- 打开任务或开始创建新任务。
- 转到文件块。
- 通过附加按钮添加文件，或把文件拖到上传区域。
- 如果选择了多个文件，在附加前检查已选材料列表。
- 移除误选或过期文件。
- 如果 LadVen OS 需要明确确认上传，点击附加动作。
- 等待上传结束，并检查文件是否出现在任务卡片中。
- 如需确认附件正确，打开预览或下载文件。
- 如果文件名不能说明用途，在描述、检查清单或评论中添加解释。
必要文件仍在上传或处于错误状态时，不要关闭任务，也不要提交检查。
拖放
拖放适合从文件夹快速添加一个或多个文件。把文件拖到任务或检查清单项的上传区域，等 LadVen OS 显示已选材料。
拖放后检查：
- 添加的是所需文件，而不是整个文件夹或多余草稿；
- 已选文件数量符合预期；
- 图片和文档名称清楚；
- 没有上传错误指示；
- 文件出现在正确位置：任务、评论或检查清单项。
如果拖放无效，使用附加按钮。这在移动设备、受限浏览器或云存储文件场景中特别有用。
附加按钮
附加按钮会打开设备上的文件选择。拖放不方便或不可用时使用它。
按钮更适合：
- 移动设备；
- 从系统对话框选择文件；
- 谨慎添加一个重要文档；
- 拖放错误后的重试；
- 需要明确选择文件而不是拖入文件的场景。
如果 LadVen OS 在最终附加前显示已选文件，请先检查列表，再确认上传。
预览
预览帮助不用下载就快速检查图片或支持的文档。它尤其适合截图、版式、照片、PDF 和其他需要看到内容的文件。
打开预览的情况：
- 需要确认没有选错文件；
- 检查人需要快速看到完成证据；
- 任务中有多个相似图片；
- 文件通过拖放添加，需要检查结果。
如果预览不可用，请下载文件或在外部应用中打开。预览不可用本身不表示文件没有附加：某些格式可能只能显示为卡片或占位。
下载
单个文件从文件卡片下载。这适合本地打开文档、传给其他应用或检查最终版本。
如果文件块提供“下载全部”或 ZIP 动作，可以用于多个文件。ZIP 适合传递完整材料包：来源、截图、合同、最终文档或检查清单项附件。
批量下载前检查当前筛选器。如果打开的是 检查清单 筛选器，ZIP 可能只包含检查清单项文件，而不是任务所有材料。如果需要完整集合，请使用 全部 或 UI 中的下载全部动作（如果可用）。
删除文件
当文件误附加、已过期、包含多余数据或不再属于任务时，删除它。删除任务文件可能影响用它执行或检查的参与者，所以先确认材料确实不再需要。
删除前检查：
- 文件不是已完成步骤的唯一证据；
- 它没有在描述、评论或完成标准中被列为必需；
- 如果结果需要保留，已经附加了当前版本；
- 如果文件已被讨论过，参与者理解它为什么消失。
如果文件附在检查清单项中，请在添加它的位置删除。任务文件筛选器可以为了查看方便显示这些附件，但文件来源仍是检查清单项。
版本和替换文件
如果文件卡片或菜单中有替换动作，请用于修正同一个文档：例如更新合同、表格或最终报告，而不制造多个相似附件的混乱。
如果没有单独的替换动作或版本历史，请附加新的当前版本，并在评论或描述中明确标注。只有旧版本不再用于恢复决定历史时才删除。
版本的好做法：
- 在文件名中写日期、版本号或状态：
final、approved、draft； - 在评论中写清与上一版相比修改了什么；
- 如果旧文件曾用于决定或收到意见，不要删除；
- 在完成标准或最终评论中说明哪个是最终版本。
访问权限
文件应对负责执行、检查和确认任务的人可用。不要通过 LadVen OS 之外转发文件来绕过权限：那样讨论、历史和访问控制会分离。
以下情况需要检查访问：
- 参与者能看到任务，但打不开文件；
- 文件关联到有独立权限的项目、工作组、CRM 实体或磁盘；
- 参与者是在附加材料之后加入任务的；
- 任务包含私人、个人或商业数据；
- 文件需要外部检查人或相邻团队查看。
如果没有访问权限，在文件原始上下文中设置权限，或请管理员/空间所有者帮助。不要只为了一个文档访问而添加多余观察者：先检查文件为什么不可用。
有用的文件
有用的文件会减少澄清次数。它应回答一个问题：以什么为基础、检查什么、产生了什么、用什么证明完成。
| 情况 | 附加到哪里 | 添加什么 |
|---|---|---|
| 需要准备提案 | 任务文件 | 客户简报和提案模板。 |
| 需要检查合同 | 任务文件 | 当前合同版本，并在描述中列出争议点。 |
| 需要证明设置完成 | 检查清单项 | 设置已完成的截图。 |
| 需要讨论草稿 | 评论 | 草稿文件和需要检查的问题。 |
| 需要交付结果 | 任务文件 | 最终版本和总结评论。 |
如果文件不回答任何工作问题，大概率不需要附加到任务。
文件名和说明
文件名应帮助区分材料。任务中有多个相似合同、版式、导出或截图时尤其重要。
好的名称：
dogovor-client-approved-2026-05-19.pdf;brief-launch-campaign.xlsx;screenshot-payment-settings-done.png;report-q2-final.pdf.
不好的名称：
document.pdf;new final final.pdf;image.png;scan 1.jpg.
如果上传前无法或不方便重命名，请在评论、描述或检查清单项中添加说明。说明应解释这是什么文件，以及需要对它做什么。
上传错误
上传错误可能因为文件大小、格式、网络、访问权限或服务临时错误出现。LadVen OS 应在文件块、已选文件卡片、通知或上传动作旁显示清楚消息。
该怎么做：
- 检查文件是否停留在上传中。
- 如果有重试按钮，重新上传。
- 检查文件大小、格式和名称。
- 确认你有权修改任务或检查清单项。
- 刷新任务，检查文件是否延迟后已附加。
- 如果错误重复，记录哪个文件未上传、你在哪个位置附加、LadVen OS 显示了什么消息。
文件刷新后未出现在任务卡片、评论或检查清单项之前，不要认为它已经附加成功。
评论中的文件
评论中的文件适合讨论：展示中间版本、附上客户回复、传递问题截图、询问对草稿的意见。
当文件需要反应或解释时使用评论。不要把最终结果藏在长讨论中间：如果文件是任务结果，请把它附加到任务文件，或在最终评论中明确指出最终版本在哪里。
好的带文件评论：
已附上更新后的合同。请检查第 4 节和付款期限的新表述。
不好的评论：
文件。
检查清单中的文件
检查清单项文件用于点状证据。它们帮助检查人理解哪个材料对应哪个步骤，不必浏览任务所有文件。
如果文件证明的正是这个检查项，请附加到检查清单项：
- 检查截图；
- 阶段中间结果；
- 针对具体步骤的已确认文档版本；
- 只对一个检查项有用的图片、导出或报告。
如果文件对整个任务有用，附加到任务本身。如果文件用于讨论，添加到评论。
“步骤证据”的做法帮助不混合材料：
- 检查清单项文件证明具体动作；
- 任务文件中的最终文件展示负责人要验收的结果；
- 评论解释具体改了什么、检查哪个版本、哪些内容不属于当前任务。
例如，设置截图更适合附加到“检查设置”项，最终报告则附加到任务文件。在最终评论中写明：“最终版本是 report-final.pdf，检查截图附在第 3 项”。这样检查人不用在所有附件中寻找证据。
应避免的错误
不要把文件块变成项目总档案。任务只应包含与执行或验收相关的材料。
不要只把最终结果放在中间评论里。如果任务按文件关闭，检查人应能在任务文件块或明确的最终评论中快速找到它。
不要附加没有上下文的截图。说明截图展示什么、证明哪个检查项。“以防万一”的截图很少帮助验收。
不要悄悄删除重要文件。如果旧版本已用于决定、意见或确认，请说明发生了什么，以及哪个版本现在是当前版本。
不要用文件绕过访问。如果参与者因权限打不开文档，请修正原始位置的访问权限，而不是创建不受控副本。
检查结果
附加文件后检查：
- 文件出现在正确位置：任务、检查清单项或评论；
- 文件名、大小和类型符合预期；
- 支持格式的预览可以打开；
- 单个文件下载可用；
- 如果有 ZIP 或批量下载动作，它可用；
全部、任务、检查清单筛选器显示预期集合；- 多余或过期文件已删除；
- 所需参与者有访问权限；
- 没有未完成上传、错误或重复副本；
- 刷新页面后文件仍在原位。
对提交验收的任务，还要检查最终文件与完成标准有关联：参与者必须理解具体检查哪个文件。
良好实践
- 只附加帮助执行或检查任务的材料。
- 通用文档放在任务文件中，步骤证据放在检查清单项中。
- 如果文件名不能说明角色，添加解释。
- 附加前检查版本是否当前。
- 如果 UI 支持，用 ZIP 或批量下载获取完整材料包。
- 对已用于决定的文件，不要不说明就删除。
- 角色、项目、客户或工作组变化后检查参与者访问权限。
- 不在任务中保存多余私人数据。
- 关闭任务前打开或下载最终文件，确认它是正确版本。
常见错误
什么都附加。 大量多余文件会降低任务清晰度并拖慢验收。
不解释文件用途。 如果文件名不清楚，请在描述、检查清单或评论中补充说明。
把最终结果只放在评论中。 重要结果应能在任务文件中轻松找到，或在最终评论中明确指出。
混淆任务文件和检查清单项文件。 通用材料属于任务，具体步骤证据属于检查项。
上传未结束就关闭任务。 文件可能没有保存，检查人看不到结果。
删除旧版本而不留历史。 如果文件参与过决定，请保留上下文或说明替换。
不检查访问权限。 参与者可能能看到任务，却不能访问文档、磁盘、项目或 CRM 上下文。
用错误筛选器下载 ZIP。 批量下载前检查当前集合包含哪些文件。
文档需要哪些截图
任务文件的公开说明需要展示主要用户场景，帮助企业所有者理解工作顺序。
需要这些状态：
- 创建或查看任务时的空文件块；
- 通过附加按钮添加文件；
- 拖放后、确认前的已选文件；
- 带清楚名称和动作的任务文件卡片；
全部、任务、检查清单筛选器；- 附加到检查清单项的文件；
- 图片或文档预览；
- 单个文件下载和批量下载（如果可用）；
- 上传错误或重试；
- 文件块移动端视图；
- 文件查看主场景的深色主题。
截图中使用演示材料：合同模板、简报、设置截图、最终报告。不要展示真实合同、个人数据、客户资料、内部价格、私有链接和未经确认的员工姓名。