入站邮件处理规则
入站规则把邮件从手动分拣变成可管理的流程。你不必逐封阅读、分类并手工录入 CRM，而是一次性描述好条件和动作，门户就会自动把它们应用到每一封新邮件。
这对销售和支持部门尤其有价值：网站线索或客户来信可以立即变成带负责人的 CRM 商机，而常见邮件也能拿到自动回复，无需等待有空的经理。
规则在已连接邮箱的设置里配置。如何连接邮箱，见邮箱一节。
规则如何工作
每条规则由两部分组成：
- 条件 — 在哪些邮件上触发规则；
- 动作 — 门户对匹配的邮件做什么。
当新邮件到达时，门户按顺序检查规则，并应用第一条匹配的规则。因此规则顺序很重要：把更具体、更优先的规则放在通用规则之上。
条件
条件描述哪些邮件落入规则。可用条件：
| 条件 | 何时使用 |
|---|---|
| 发件人 | 来自特定地址的邮件——例如常客或合作伙伴。 |
| 发件人域名 | 来自同一家公司的所有邮件（按地址中 @ 后面的部分）。 |
| 收件人 | 发到共享邮箱某个特定地址（销售、支持、账单）的邮件。 |
| 主题 | 主题里含关键词的邮件——「申请」「账单」「投诉」。 |
| 文件夹 | 落入邮箱某个特定文件夹的邮件。 |
| 是否含附件 | 带文件的邮件——例如合同或待审文档。 |
组合条件，使规则恰好在需要的邮件流上触发，而不是对所有邮件一概而论。条件过宽会把自动化变成错误之源。
动作
动作描述对匹配邮件做什么。可用动作：
- 创建 CRM 商机 — 邮件变成商机，之后由部门继续处理；来源和内容都会保留。
- 指派负责人 — 商机或线程立即拥有归属，而不是等待手动分配。
- 设置线程状态 — 把往来转入所需状态（例如「处理中」或「需回复」）。
- 标记为需要回复 — 突出需要回复的邮件，或取消这类标记。
- 给邮件加标记 — 直观地突出重要邮件。
- 移动到文件夹 — 自动把邮件分门别类归入文件夹。
- 发送自动回复 — 立即按模板回复发件人（见下文）。
- 仅在本地保留邮件 — 无需录入 CRM 时，只在本地处理邮件而不推进为商机。
一条规则可以执行多个动作：例如创建商机、指派负责人并给客户发送自动回复。
自动回复
一旦邮件匹配规则，自动回复就把事先准备好的回复发给发件人。这适合确认收到申请：「我们已收到您的来信，将在一天内回复。」
配置自动回复时，请考虑：
- 文本或模板 — 发件人具体会收到什么。保持文本简短而有用。
- 冷却期 — 多长时间内不向同一发件人重复发送自动回复，以免在往来中用相同邮件把人淹没。
- 次数限制 — 自动回复总共可以发给同一发件人多少次。
不要让自动回复伪装成真人回复。它的作用是确认收到并给出时限预期，而不是替代经理的工作。
规则优先级
门户应用第一条匹配的规则，因此顺序决定结果：
- 把具体规则（特定发件人、特定主题）放在通用规则（整个域名、任意邮件）之上；
- 检查通用规则是否抢走了本应落入具体规则的邮件；
- 停用过时规则，而不是让它们悄悄地继续影响邮件流。
示例检验
在把规则应用到真实邮件流之前，先用一封示例邮件检验它。检验会显示条件是否会触发、会执行哪些动作——这样你能在过宽的条件和规则冲突影响真实客户之前就发现它们。
良好实践
- 从一个清晰的邮件流开始：网站线索、发到支持地址的邮件、供应商账单。
- 让条件足够具体，使规则不会捕获多余邮件。
- 在规则里指派负责人，避免商机悬而无主。
- 启用前先用示例邮件检验新规则。
- 自动回复用于确认收到，而不是替代经理的回复。
- 定期复查规则：停用过时的，修正触发不当的。
常见错误
- 条件过宽——规则把所有邮件（包括群发和垃圾邮件）都变成商机。
- 动作里没有负责人——商机无人归属地堆积。
- 多条规则冲突——由于顺序，通用规则抢先于具体规则拦截邮件。
- 自动回复没有冷却期——发件人每发一条消息都会收到相同的邮件。
- 未经示例检验就启用规则——错误只在真实客户身上暴露。