任务规则
任务规则是一个自动化步骤，即"当事件发生且满足条件时——执行动作"。规则去除了手动的重复劳动：无需再手动更改状态、指派负责人、设置截止日期或撰写千篇一律的评论——门户会按照您描述的流程自动完成这些操作。
规则在任务自动化页面 /tasks/automation 的"规则"选项卡中设置。这是任务流程管理员的工作场所。
何时需要任务规则
应在任务中反复出现同一个手动步骤的地方创建规则。典型情形：
- 创建特定类型的任务时立即指派负责人；
- 任务进入"待检查"状态时设置截止日期并通知主管；
- 客户添加评论时更改优先级；
- 截止日期变更时自动创建一个提醒子任务。
如果该步骤很少出现或每次都不同，则不需要规则，手动操作更简单。
在哪里设置
打开 /tasks/automation。任务自动化页面分为多个选项卡：
本页讲的是"规则"选项卡。管理需要任务自动化权限；没有权限时规则仅可只读查看。
规则由哪些部分组成
每条规则由三部分组成：
- 触发器 — 启动规则的事件。
- 条件 — 规则触发时的附加检查（非必需）。
- 动作 — 门户将执行的操作。任务规则中只有一个动作。
请先用语言描述流程："当……且如果……——则……"，然后再将其转入规则表单。
触发器
触发器从任务相关的一组事件中选择：
- 任务已创建；
- 任务已更改；
- 状态已变更；
- 截止日期已变更；
- 已添加评论；
- 已记录工时。
对于字段变更事件（状态、截止日期），可以指定从哪个值转换到哪个值——这会把通用触发器变成精准触发器。
条件
条件缩小触发范围，使规则不会对所有任务一概触发。条件检查任务的字段：例如仅特定项目、优先级、类型或具体的"从"→"到"转换。多个条件组合在一起，因此规则只对所需的任务子集触发。
条件越精准，误触发越少，触发历史也越清晰。
动作
任务规则中执行一个动作。可用的动作包括：
- 更改状态；
- 指派负责人；
- 设置或推移截止日期；
- 添加评论；
- 通知参与者；
- 创建子任务；
- 在 CRM 中创建关联的销售机会。
如果针对一个事件需要连续多个动作或分支，那就不再是任务规则，而是 CRM 机器人或业务流程了。
启用前的预览
在启用规则之前，请通过预览（模拟）运行一遍：门户会显示规则将应用到哪些任务以及会做什么，而不会更改数据。预览需要相应的权限。
预览是避免破坏工作的主要方式：在它上面可以在规则触及真实任务之前发现过于宽泛的条件和意外的触发。
启用与所有者
规则只有在启用后才开始运行。每条规则都应有一个明确的所有者——即负责该流程、有问题可以找的人。规则的修改历史在列表中可见：谁修改了以及何时修改。
不要在没有预览、没有所有者的情况下在生产任务上"试着"启用规则——条件宽泛且被遗忘的规则会制造噪音和错误。
状态与限制
- 规则已停用——不触发；
- 预览未找到匹配的任务——条件过窄或有误；
- 规则部分触发——部分任务未通过条件或权限；
- 没有管理权限——规则仅可只读查看；
- 触发被操作防护阻断——动作未执行，请查看检查。
良好实践
- 在设置前用语言描述流程："当……且如果……——则……"。
- 让条件尽可能精准，而不是"对所有任务"。
- 启用前始终运行一遍预览。
- 为每条规则指定所有者。
- 定期查看"历史"选项卡：什么触发了、什么被阻断了。
- 一个事件——一个清晰的动作；复杂逻辑用流程来构建。
常见错误
不预览就启用规则。 宽泛的条件会批量更改错误的任务，而回滚代价高昂。
触发器不带条件。 "任何状态变更"的规则触发过于频繁，会让历史变得嘈杂。
把多个动作藏进一条规则。 当需要链式或分支时，请使用机器人或流程，而不是堆叠规则。
规则不设所有者。 当自动化行为异常时，不清楚该找谁。
如何验证结果
- 在"历史"选项卡中可看到规则在所需任务上的触发；
- 任务获得了预期的状态、负责人、截止日期或评论；
- 规则未触及条件之外的任务；
- 被阻断的触发是可解释的（触发了操作防护或没有权限）。